La Caja Chica: Qué es, Control y Arqueo de Caja
Fondo fijo de caja chica
El fondo fijo, también llamado Caja Chica, es una cantidad de dinero de curso legal colocado por la empresa para hacer pagos menores que por su monto y/o urgencia no es necesario el uso de un cheque.
Inicia con la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, dándole los fondos al responsable que lo manejará para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas y es un monto permanente o cambiante dependiendo de las necesidades de la empresa y que puede ser renovado usado para cubrir gastos menores y urgentes haciéndose en efectivo y que están respaldados por diversos comprobantes.
Se dice que esta tiene fondos fijos cuando al comenzar la operación se fija una cierta cantidad de dinero para atender o pagar gastos menores y que la misma cantidad debe reponerse a medida que se va gastando y el manejo o uso de este sirve para ahorrar tiempo y permite que las operaciones de poco valor se hagan a tiempo.
Normas de control interno de caja chica
El control interno de la caja chica necesita documentación y gran organización y su operación inicia cuando un empleado pide fondos, empezando por la compra y termina solo cuando el procedimiento quede registrado en la contabilidad.
El control interno de la caja chica debe hacerse tomando en cuenta lo siguiente:
- Deber haber un límite máximo para los pagos que se hacen por caja chica, ya que los que excedan dicho límite deben ser pagados con cheque.
- Esta cuenta se moverá solamente cuando haya aumento, disminución o eliminación de la misma.
- Una sola persona deberá encargarse de esta cuenta.
- El encargado o custodio de la caja chica no debe tener acceso a la contabilidad, a los cobros, ni la caja principal.
- La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
- El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por caja chica.
Arqueo de caja chica
Es la relación de la existencia física del efectivo en manos del cajero en cierto momento hecho por personas calificadas de la empresa que tienen total confianza administrativa cómo por ejemplo los auditores, administradores, etc.
Consiste en contar físicamente el efectivo, cheques, valores y otros elementos que estén en manos de un cajero, así como documentos que justifiquen su ausencia cómo por ejemplo las facturas, para poder comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que da esta cuenta es el mismo que hay físicamente en caja en dinero efectivo.
Además, sirve para saber si se están haciendo bien los controles internos y debe hacerse por el departamento de administración o ventas, el cual es el responsable directo de la gestión de las cajas.
En otras palabras, el arqueo de caja chica es un proceso que lleva a cabo diariamente el encargado de manejar la caja chica para cerciorarse de que la suma del efectivo más los comprobantes que haya en ella arrojan el saldo correcto y también puede ser una revisión sorpresa que hará la persona autorizada quien se encargará de examinar cada uno de los comprobantes de pago que hay en la caja chica para ver si el cajero encargado está haciendo su trabajo de forma efectiva y honesta.
Es importante mencionar que como el arqueo de la caja chica es un trabajo delicado y que se tiene que hacer con mucho cuidado, las empresas suelen usar formatos especiales para agilizar y facilitar este trabajo para lograr un mejor control.
Operaciones a realizar con los faltantes y sobrantes de caja chica
Primeramente, los faltantes y sobrantes de caja chica son términos contables usados para señalar cuando es que el dinero que hay en la caja no cuadra con lo registrado en los datos de ventas porque sobra o falta dinero. Estos faltantes o sobrantes de dinero son provocados, más que nada, por errores humanos ya sea, por ejemplo, porque se olvidó anotar un pago en efectivo a un proveedor que entregó mercancía.
Por esto último, cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la caja chica por una persona autorizada. Al final, la suma entre los comprobantes de gastos y el efectivo debe ser igual al total del fondo que se le dio a la caja chica, aunque puede pasar que se haya hecho un pago no relacionado, o el cajero haya hecho uso mal uso del mismo, entonces ahí es cuando pueden darse sobrantes o faltantes de dinero en la caja chica.
Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay dos alternativas:
- Decidir cobrarle el faltante al cajero, el cual cargaremos a una cuenta de activo circulante denominada “cuentas por cobrar empleado”
- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una cuenta de otros egresos denominada “faltante de caja chica”
Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos denominada “sobrante de caja chica”.
Tratamientos contables a las operaciones de caja chica, cuando hay aumento, eliminación y disminución del fondo fijo
Un tratamiento contable es como las empresas contabilizan las operaciones que se realizan para registrar hechos económicos que produzcan cambios en su patrimonio e incluyen tanto la creación de la caja chica, la realización de pagos y el reembolso o reposición de la caja chica, como el aumento, eliminación y disminución de la misma.
En caso de que haya aumento o disminución: Cómo esta cuenta solo tiene movimiento en libros cuando se crea, aumenta o disminuye. Se puede decir que es una cuenta transitoria.
- Asiento contable cuando Aumenta el Fondo:
Día/Mes/Año —————————XD——————————— DEBE HABER
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- Asiento contable cuando disminuye el Fondo:
Día/Mes/Año —————————XD——————————— DEBE HABER
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Para registrar si disminuye fondo de caja chica de Bs…a Bs…
- Eliminación del fondo de Caja Chica:
Cuando la Empresa requiere no seguir utilizando del fondo de caja chica, se procede a cerrar la cuenta utilizada.
Asiento contable:
Día/Mes/Año —————————XD——————————— DEBE HABER
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