Balance general - Qué es, Partes y Cómo Hacerlo

Formato general del balance general

El formato implica la forma de presentación y el contenido financiero. La forma de presentación del balance general consiste su apariencia física, es decir, su aspecto exterior en relación con cómo están dispuestas o colocadas las cuentas y las cantidades.

El contenido financiero está conformado por todas las cuentas que en él aparecen, las principales son: Activo, pasivo y capital.

El encabezamiento consta de, primero, el nombre de la empresa al que pertenece, luego se escribe la identificación del balance, es decir, se escribe “Balance General” y en la siguiente línea, aparecerá la fecha al que corresponde y posteriormente, figuran, como se ha dicho, las cuentas que constituyen los tres grandes grupos que lo conforman: Activo, Pasivo y Capital.

El modelo o formato más utilizado para realizar este estado financiero se elabora en manera vertical y se llama formato tipo informe o de reporte, es más fácil de imprimir y necesita menos espacio. El otro formato es el horizontal o formato de cuenta.

A continuación, se presente un modelo básico de balance general, y más abajo, en el artículo, se encuentra un balance general completo, el clasificado.

Elementos del formato general

• Activo

El activo representa todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendiéndose por bienes todos aquellos elementos que son factibles de pesar y medir, como por ejemplo, el efectivo en caja y banco, maquinaria, los muebles, terrenos, etc.

Por otro lado, los activos que no se pueden pesar ni medir son activos intangibles, como los derechos, se entiende por derecho aquellos elementos que pertenecen a la empresa sobre los cuales ella puede ejercer una acción legal para obtener la contraprestación convenida, ejemplo de esto son las cuentas a cobrar, los documentos por cobrar y los derechos autor, etc.

El activo puede ser tangible e intangible, los primeros tienen cuerpo y los otros no se pueden tocar, como los patentes o derechos de autor.

Valoración de los activos

La base de valoración de los activos en su fecha de adquisición es un precio de costo, sea cual fuese su valor real o comercial . Otro aspecto a tomar en cuenta es que se incluyen en el grupo de los activos todos los recursos adquiridos aun cuando no se haya cancelado completamente su costo, como ocurre con aquellos adquiridos a crédito.

• Pasivo

El pasivo son todas las obligaciones contraídas por la empresa, resultado de operaciones pasadas, lo que genera la obligación para la entidad de pagar una suma de dinero o prestar un servicio en el futuro.

Pasivos característicos son sumas de dinero que se deben a otras empresas (proveedores) por mercancías compradas a crédito (cuentas a pagar); El dinero recibido en calidad de préstamo de las entidades bancarias a corto plazo (documentos a pagar) o a largo plazo como las hipotecas a pagar.

• Capital

Son las cantidades aportadas por los propietarios a una empresa, los propietarios tienen interés residual en la empresa, esto significa que, si la empresa se llega a liquidar, es decir, que cesan sus operaciones y se reparten los activos entre los acreedores y propietarios. Los últimos tienen derecho a recibir los activos que queden después de haber cubierto en su totalidad las deudas a sus acreedores.

Ecuación contable

En el balance general, el total de activos debe ser obligatoriamente igual en importe de dinero a sus obligaciones totales, porque los dos totales evalúan dos aspectos de un solo conjunto de recursos, esto se expresa a través de la ”Ecuación Contable” la cual se formula de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital

Relación entre el balance general y el estado de ganancias y perdidas (o de operaciones)

La relación más clara de los dos estados es que se prepara el estado de resultados de lo cual se obtienen las ganancias netas o las perdidas, posteriormente, esta información se coloca en la cuenta Capital del balance general, que como ya se dijo, aumenta con las ganancias y disminuye con las perdidas.

Al realizarlos, se deben tomar en cuenta los principios de la contabilidad para que cumplan el propósito de comunicar información financiera exacta, confiable, útil, pertinente y oportuna

Balance general clasificado

En balance clasificado es el balance general propiamente dicho, donde el pasivo y el activo se desglosan o clasifican, incluye todos los tipos de activos, pasivos, y por supuesto el capital, por ejemplo, activo circulante, activo fijo, inversiones, otros activos, pasivo circulante, pasivo a largo plazo, etc. Es un balance general amplio y profundo que se rige por las normas básicas aquí explicadas.

Estructura de balance general clasificado

ACTIVO

Activo circulante

Activo del que se puede disponer con inmediatez, incluye el efectivo, como el efectivo en caja principal, el fondo fijo (efectivo en fondo fijo) y efectivo en instituciones financieras.

Inversiones

Partida de dinero invertido por índole económica con el fin de obtener un rendimiento o ganancia, más que el que podría obtener dejándolo en un banco comercial.

Las inversiones son transitorias y permanentes y las que aparecen en el activo circulante figuran bajo el título de valores negociables, son los que son de susceptibles y fácil conversión a efectivo

Aparecerán bajo el título de inversiones después del total del activo circulante, los valores adquiridos por un tiempo indefinido a largo plazo, ya sea que se trate de edificios, terrenos o valores. Se consideran permanentes cuando se hacen con el fin de liquidar deudas a largo plazo, con fines de obtener control o para buenas relaciones con clientes o proveedores como inversiones de bienes raíces para obtener renta, no para usarlos.

Activo fijo (propiedad, plata y equipo)

Son activos fijos tangibles (existencia corpórea) de larga duración y adquiridos para usar en las actividades de la empresa, constituido por maquinaria, terreno, edificio, algunas herramientas, mobiliario, vehículos, equipos de oficina, envases, patrones, modelos, etc.

Otros activos

 PASIVO

Pasivo circulante

El pasivo circulante está formado por las obligaciones que vencerán en un plazo menor de un año o durante el presente ciclo operativo, si fuese más largo de un año.

El activo circulante está integrado por partidas como intereses por pagar, cuentas por pagar, documentos por pagar. impuestos por pagar, deudas acumuladas a causa de operaciones tales como sueldos acumulados por pagar, intereses acumulados por pagar, y todos aquellos servicios recibidos en tiempos pasados que deben pagarse posteriormente.

El orden que siguen las partidas que comprenden el pasivo circulante se basa en el tiempo en que hay que cancelar la deuda y en segundo lugar, en la importancia que presenta para la empresa, por ejemplo, primero se coloca los sueldos por pagar, luego efectos por pagar, impuestos por pagar, etc.

• Cuentas por pagar o cuentas comerciales por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que se tienen por haber comprado mercancía o materiales a crédito y cuyo pago se posterga por algunos días o meses, y a veces los compradores pueden obtener descuentos por pagar antes de la fecha de vencimiento. 

• Documentos por pagar

Los documentos por pagar son documentos en donde se incluyen montos que la empresa se compromete a pagar, es una prueba tangible de las obligaciones contraídas con algún proveedor, como una letra de cambio.

• Pasivos acumulados

Los pasivos acumulados son partidas que se han acumulado porque no han sido cancelados en la fecha normal de pago, son obligaciones acumuladas qué son lo opuesto a los gastos pagados por adelantado, por ejemplo, los intereses, los impuestos, los sueldos y cualquier otra partida que se acumule por no pagarse en la fecha normal. 

• Impuesto sobre la renta estimado

Es la cantidad acumulada de impuesto que la compañía debe pagar por el ingreso gravable de su ejercicio contable. 

• Proporción circulante de las deudas a largo plazo

La porción de las deudas a largo plazo que vencen durante el año se incluyen el pasivo circulante, porque para pagarla se usará el activo circulante. 

Por ejemplo, si una compañía tuviese un préstamo pagadero a plazos, todos los plazos que se van a pagar en el 2024 se deben mostrar en la sección del activo circulante del balance general del 31 de diciembre de 2023, y el resto se presenta como parte del pasivo a largo plazo. 

Pasivo a largo plazo

El pasivo a largo plazo incluye las partidas que son obligaciones que la empresa debe cancelar en un plazo superior a un año, normalmente incluye las compras de propiedades financiadas a través de hipotecas, préstamos de dinero para pagar a largo plazo, por lo que en el pasivo a largo plazo se suele encontrar partidas como hipotecas por pagar, efectos por pagar, bonos, préstamos industriales.

Las partidas se ordenan según la fecha de vencimiento de la obligación colocándose primero las que se deben pagar antes y de último las que se pagan después. 

Créditos diferidos

Los créditos diferidos están constituidos por cuentas que presentan ingresos recibidos por anticipado por la empresa. Son pasivos que no requieren pagos en efectivo como casi todos los demás, sino que consisten en la obligación de permitir que un acreedor cobre lo que le corresponde, por ejemplo, permitir que un inquilino ocupe un edificio porque la empresa cobró el alquiler de varios años por adelantado.

Otros pasivos

Aquí se ubican pasivos a largo plazo que por su naturaleza no entran en las calificaciones anteriores, como las prestaciones sociales, pasivos contingentes, planes de jubilación, etc.

CAPITAL

Aquí se muestra la inversión inicial, la variación del mismo como resultado de las operaciones ya sea que sean ganancias o pérdidas y los retiros de los propietarios.

La estructura legal de la empresa determina mucha información del capital contable porque depende de si se trata de un solo propietario o varios, o si es una sociedad de personas o sociedad de capitales.

Ejemplo de balance general clasificado